Comment se déroule une mission événementielle ?

Pour faire suite à l’article du mois dernier sur la réussite de son premier emploi, nous vous dévoilons ce mois-ci les entrailles des missions événementielles ! Après lecture, vous serez encore mieux préparé !

En amont

Pour qu’une mission puisse s’effectuer, il faut que vous en décrochiez une ! Nos agences partenaires mettent en place de nombreux événements et assurent aussi l’accueil chez leurs multiples clients. Elles recrutent en permanence. Pour retrouver leurs offres et postuler à celles qui vous correspondent, rendez-vous sur la page de recherche de votre jobboard plany.jobs. Soyez vigilant à bien adapter vos filtres à vos besoins. Pour cela, vous pouvez lire l’article concernant les qualités requises selon le métier ainsi que ceux détaillant les métiers de l’hôtessariat : Gros plan sur les métiers de l'hôtessariat, Comment devenir hôte/sse événementiel ?, Les nombreux avantages de l’événementiel, Maîtrise de langues : un atout et À la recherche d’un travail temporaire ?.

Pour mieux connaître nos agences partenaires, découvrez-les en détails ici !

Dès lors que vous aurez sélectionné une ou plusieurs offres, il vous faudra y postuler. Là encore nous vous renvoyons vers l’article dédié.

Ensuite, le processus de recrutement démarrera et, de la création de votre CV à votre entretien d’embauche, nos articles sont toujours là pour vous aider : Se démarquer grâce à son CV, Et si votre profil faisait la différence ?, Nos conseils pour des photos de qualité et Assurer à son entretien d’embauche.

Une fois le CDD ou CDI décroché, l’agence vous donnera toutes les informations nécessaires au bon déroulement de la mission : brief, réunion préparatoire, directives, matériel, uniforme…

Libre à vous de vous renseigner de votre côté sur la manifestation que vous couvrirez (accueil événementiel) ou la structure que vous intégrerez (accueil entreprise ou culture).

La préparation est un point clé de réussite !

Décryptage d’une mission événementielle ponctuelle

Dans le cas d’une mission événementielle ponctuelle vous vous trouverez sur une foire, un salon, un congrès, une rencontre sportive, un spectacle, une soirée… Ou bien pour de l’animation commerciale, dans un centre commercial, un bar, une discothèque…

La mise en place sera très importante et vous serez généralement briefé à l’avance mais aussi au début de la prise de poste, juste avant l’accueil du public. Votre chef/fe hôtesse ou votre responsable sur site vous expliquera les derniers détails et vous montrera les lieux si nécessaire. Parfois il vous faudra aussi installer votre matériel.

Ensuite, dès l’ouverture vous accomplirez les tâches pour lesquelles vous avez été embauché. Il pourra s’agir d’accueillir les visiteurs, de transférer les participants de leur aéroport à leur hôtel, de contrôler les accès, de distribuer des badges, de gérer le vestiaire, de passer le micro en salle de conférence, d’orienter le public, de répondre aux questions, de servir boissons et collations, de tenir un stand…

En cas d’animation commerciale ou de street-marketing, vous promouvrez le produit, proposerez des dégustations, distribuerez des flyers, fournirez des bons de réduction…

Vous devrez donc être à l’aise avec le public et posséder une bonne élocution ainsi qu’une excellente présentation. Votre sens de l’empathie et de la compréhension ainsi que votre bienveillance vous seront aussi très utile.

Généralement, vous couvrirez l’intégralité de l’événement et réitérerez vos tâches chaque jour jusqu’à la clôture. Des heures supplémentaires ou des heures de nuit, dimanche ou jours fériés vous seront souvent demandées. Votre planning et vos horaires dépendront de la manifestation à laquelle vous prendrez part et ne seront pas toujours connus longtemps à l’avance. ⏰

Lors de vos pauses, en cas de poste nécessitant une continuité de service, vous veillerez à ce que la personne vous remplaçant soit prête avant de quitter votre position.

Des paniers repas sont souvent fournis et le transport peut vous être facilité ou remboursé.

Sur ce type de missions, il vous faudra être dynamique et polyvalent mais surtout savoir faire preuve d’autonomie et de réactivité face aux imprévus. Votre équipe sera là pour que vous y parveniez et, avec une bonne entraide, l’événement sera organisé avec succès grâce à vous !

Planning d’accueil en entreprise, musée ou centre commercial

Pour un poste long d’accueil en entreprise, d’accueil culture ou d’accueil en centre commercial, la mise en place sera différente. ‍

Vous serez tout d’abord formé afin de bien connaître les différentes tâches à exécuter mais aussi vous imprégner des processus du client et de l’agence. ‍

Ensuite, un planning sera mis en place généralement avec des horaires fixes en entreprise et en centre commercial et plus souvent un système de rotation pour la culture. Vous travaillerez par exemple avec des horaires distincts une semaine sur deux.

Il pourra vous être demandé des heures supplémentaires et des changements de dernières minutes seront possibles dans des cas d’ouvertures rallongés, d’événements supplémentaires, d’absence d’un collègue… Bien entendu, vous ne serez pas obligé d’assurer si vous n’êtes pas en mesure de vous libérer mais une flexibilité de votre part sera appréciée.

Prenez donc bien l’habitude de vérifier régulièrement votre planning pour ne pas louper de potentielles modifications.

Dans l’ensemble, un emploi du temps fixe vous sera fourni et le métier s’exercera dans la stabilité avec uniquement quelques ajustements ponctuels. 

Vos tâches pourront consister en la tenue du standard téléphonique, l’accueil des visiteurs, clients et/ou salariés, la gestion du courrier, la prise de rendez-vous, la tenue de registres, diverses fonctions administratives… ☎️

Vos journées seront principalement rythmées par l’accueil physique et téléphonique et les différentes sollicitudes qui vous seront faites. Votre rôle sera alors de donner les renseignements demandés à votre interlocuteur ou de lui passer le service souhaité. En parallèle, durant vos temps morts, vous effectuerez l’administratif tel le tri du courrier, de l’archivage ou la réservation de taxi, billet d’avion, restaurant, salles de réunions… Organisation et bonne gestion du temps vous aideront pour mener à bien votre travail.

Dans le cas d’une embauche en tant qu’hôte/sse volante, vous effectuerez des remplacements ou des renforcements dans plusieurs structures selon les besoins. Particulièrement sur ce type d’emploi, votre adaptabilité et votre dynamisme seront un gage de votre réussite. La consultation de votre planning fera parti intégrante de vos tâches puisqu’il changera en permanence.

Pour ces métiers, une bonne maîtrise des outils bureautique (pack Office) et un excellent sens de l’accueil vous seront demandés, tout comme une polyvalence à toutes épreuves. Votre place reflétera votre entreprise et composera son image de marque : vous constituerez un élément clé !

Fin de poste

Une fois votre mission événementielle terminée, une post-production sera faite par l’agence pour ajuster votre rémunération à la réalité du terrain (heures supplémentaires, primes…).

Un débriefing se fera parfois et si vous le souhaitez vous pourrez contacter vos responsables pour la réalisation d’un point.

Les postes d’accueil en entreprise étant davantage sur la durée, n’hésitez pas à solliciter votre N+1 en cas de besoin. ✉️

Lorsque votre contrat sera fini, il vous sera demandé de restituer le matériel ainsi que les tenues et tout élément fourni comme vos badges d’accès. En cas de perte, une compensation sera nécessaire, soyez donc vigilant ! Généralement, votre salaire ne pourra pas vous être versé tant que l’agence n’aura pas récupérer l’intégralité des objets. Faites-le donc dans les plus brefs délais surtout que cette dernière peut en avoir à nouveau besoin pour ses manifestations suivantes.

Vous recevrez ensuite les divers documents administratifs de fin de poste ainsi que votre rémunération à la date indiquée sur votre contrat de travail : généralement aux alentours du 10 de chaque mois et ce même si la mission s’est terminée bien avant. En effet, les agences procèdent aux versements des salaires qu’une fois par mois, sinon ce serait beaucoup trop compliqué et chronophage à gérer pour elles.

Dans le cas où votre emploi s’est bien déroulé, vous pouvez préciser à l’agence que vous êtes intéressé par d’autres missions ou CDD longs. Elle vous sollicitera alors lorsque de nouveaux besoins en adéquation avec votre demande surviendront.

Toute collaboration couronnée de succès vous sera utile pour la suite, que ce soit pour décrocher d’autres postes, pour votre expérience professionnelle, pour les compétences acquises, pour votre estime de soi, pour votre réseau et aussi pour l’agence et ses clients ! 

Nous espérons que ces quelques informations vous aident à voir plus clair dans la mise en place de vos fonctions.

Nous vous souhaitons de trouver les offres qui vous plairont et que ces dernières se passent bien ! ✔️

Si vous le souhaitez, partagez-nous vos retours d’expérience et posez-nous vos questions sur Instagram et Facebook !

Bonnes missions à toutes et tous !